unit 3

Berbicara Publik (3) - Persiapan Presentasi

 membaca
 Dapatkah kita nama 3 hal yang paling penting ketika memberikan presentasi?
 Nomor 1 adalah. . . Persiapan
 Nomor 2 adalah. . . Persiapan!
 Nomor 3 adalah. . . Persiapan!
 Persiapan adalah segalanya!
 Dengan persiapan yang baik dan perencanaan kita akan benar-benar percaya diri dan tidak gugup. Dan pendengar kita akan merasakan keyakinan kita. Penonton kami, juga, akan menjadi percaya diri. Mereka akan percaya diri dalam diri kita. Dan ini akan memberi kita kontrol. Pengendalian pendengar kita dan dari presentasi kami. Dengan kontrol, kita akan 'bertanggung jawab' dan pendengar kita akan mendengarkan pesan positif kita.

tujuan
 Sebelum kita mulai mempersiapkan presentasi, kita harus bertanya kepada diri sendiri: "Mengapa saya membuat presentasi ini?" Apakah kita perlu untuk menginformasikan, untuk membujuk, untuk melatih atau menjual? Tujuan kami harus jelas dalam pikiran kita. Jika tidak jelas dalam pikiran kita, itu tidak mungkin jelas bagi pendengar kita.
 para penonton
 "Siapa aku membuat presentasi ini?" Kadang-kadang ini akan terlihat jelas, tetapi tidak selalu. Kita harus mencoba untuk menginformasikan diri kita sendiri. Berapa banyak orang? Siapa mereka? Bisnis orang? Orang-orang profesional? Orang politik? Para ahli atau non-pakar? Apakah ini akan menjadi kelompok kecil yang intim dari 4 rekan atau pertemuan besar 400 pesaing? Berapa banyak yang mereka tahu sudah dan apa yang akan mereka harapkan dari kita?

tempat
 "Di mana aku membuat presentasi ini?" Di sebuah hotel kecil rapat-ruangan atau ruang konferensi besar? Apa fasilitas dan peralatan yang tersedia? Apakah pengaturan tempat duduk?
 Waktu dan panjang
 "Kapan aku membuat presentasi ini dan berapa lama akan itu?" Apakah akan 5 menit atau 1 jam? Tepat sebelum makan siang, ketika audiens kita akan lapar, atau hanya setelah makan siang, ketika audiens kita akan mengantuk?
 metode
 "Bagaimana seharusnya saya membuat presentasi ini?" Pendekatan apa yang harus kita gunakan? Formal atau informal? Banyak alat bantu visual atau hanya beberapa? Apakah kita termasuk beberapa anekdot dan humor untuk berbagai?

konten
 "Apa yang harus saya katakan?" Sekarang kita harus memutuskan dengan tepat apa yang ingin kita katakan. Pertama, kita harus brainstorming ide-ide kami. Kami tidak diragukan lagi akan menemukan banyak ide yang ingin kita sertakan dalam presentasi kami. Tapi kita harus selektif. Kita harus mencakup hanya informasi yang relevan dengan pendengar kita dan tujuan kita. Kita harus mengecualikan semua ide lain. Kita juga perlu membuat judul untuk presentasi kita (jika kita belum diberi judul). Judul akan membantu kita untuk fokus pada subjek. Dan kami akan mempersiapkan alat bantu visual kita, jika kita telah memutuskan untuk menggunakannya. Tapi ingat, pada umumnya, kurang lebih baik dari lebih (sedikit lebih baik daripada banyak). Kami selalu dapat memberikan informasi tambahan selama pertanyaan setelah presentasi.
 struktur
 Sebuah presentasi terorganisir dengan struktur yang jelas lebih mudah bagi penonton untuk mengikuti. Oleh karena itu lebih efektif. Kita harus mengatur titik kita ingin membuat dalam urutan logis. Kebanyakan presentasi diorganisir dalam tiga bagian, diikuti dengan pertanyaan:

Awal pengenalan pendek menyambut pendengar kita
 memperkenalkan subjek kami
 menjelaskan struktur dari presentasi kami
 menjelaskan aturan untuk pertanyaan
 Tubuh tengah-tengah presentasi hadir subyek itu sendiri
 Akhir kesimpulan pendek meringkas presentasi kami
 terima pendengar kita
 mengundang pertanyaan
 Pertanyaan dan Jawaban

catatan
 Ketika kita memberikan presentasi kita, kita harus - atau tampaknya - yang secara spontan mungkin. Kita tidak harus membaca presentasi kami! Kita harus sangat akrab dengan subjek kami dan dengan informasi yang kami ingin menyampaikan bahwa kita tidak perlu membaca teks. Membaca teks yang membosankan! Membaca teks akan membuat pendengar kita pergi tidur! Jadi jika kita tidak memiliki teks untuk membaca, bagaimana kita bisa ingat untuk mengatakan segala yang perlu kita katakan? Dengan catatan. Kita bisa membuat sistem kita sendiri catatan. Beberapa orang membuat catatan pada kecil, kartu A6. Beberapa orang hanya menuliskan judul dari setiap bagian dari pembicaraan mereka. Beberapa orang menuliskan kata kunci untuk mengingatkan mereka. Catatan akan memberi kita kepercayaan diri, tetapi karena kita akan mempersiapkan presentasi kita sepenuhnya, kita tidak mungkin bahkan membutuhkan mereka!

latihan
 Latihan merupakan bagian penting dari persiapan. Kita harus meninggalkan waktu untuk berlatih presentasi kami dua atau tiga kali. Hal ini akan memiliki manfaat sebagai berikut:
 kita akan menjadi lebih akrab dengan apa yang kita ingin mengatakan
 kita akan mengidentifikasi kelemahan dalam presentasi kami
 kita akan mampu mempraktekkan pengucapan sulit
 kita akan dapat memeriksa waktu bahwa presentasi kita mengambil dan membuat modifikasi yang diperlukan
 Jadi siapkan, siapkan, siapkan! Siapkan segalanya: kata-kata, alat bantu visual, waktu, peralatan. Berlatih presentasi kami beberapa kali dan waktu itu. Apakah panjang yang tepat? Apakah kita benar-benar akrab dengan semua ilustrasi kita? Apakah mereka dalam urutan yang benar? Apakah kita tahu siapa penonton? Berapa banyak orang? Bagaimana kita akan menjawab pertanyaan-pertanyaan sulit? Apakah kita tahu ruangan? Apakah kita yakin tentang peralatan? Ketika kita telah menjawab semua pertanyaan ini, kita akan menjadi presenter, percaya diri mudah untuk berkomunikasi antusias subyek presentasi kami kepada audiens bersemangat. Tabel berikut menunjukkan contoh bahasa untuk masing-masing fungsi. Kita mungkin perlu memodifikasi bahasa yang sesuai

Kemungkinan fungsi bahasa
 1 Menyambut Baik pemirsa kita pagi, ladies and gentlemen
 Selamat pagi, Tuan-tuan
 Baik siang, wanita dan pria
 Selamat siang, semua orang
 2 Memperkenalkan subjek kami saya akan berbicara hari ini tentang ...
 Tujuan dari presentasi saya adalah untuk memperkenalkan berbagai baru kami ...
 3 Menguraikan struktur kita Untuk mulai dengan saya akan menjelaskan kemajuan yang sudah dicapai tahun ini. Lalu aku akan menyebutkan beberapa masalah yang kami temui dan bagaimana kita mengatasi mereka. Setelah itu saya akan mempertimbangkan kemungkinan untuk pertumbuhan lebih lanjut tahun depan. Akhirnya, saya akan meringkas presentasi saya (sebelum menyimpulkan dengan beberapa rekomendasi).

4 Memberikan instruksi tentang pertanyaan Apakah merasa bebas untuk mengganggu saya jika Anda memiliki pertanyaan.
 Saya akan mencoba untuk menjawab semua pertanyaan Anda setelah presentasi.
 Saya berencana untuk menjaga waktu beberapa untuk pertanyaan setelah presentasi